Die operative Abwicklung der EKO Gebäudemanagement GmbH basiert in den Bereichen Arbeitszeiterfassung und Materialwirtschaft bislang auf rein analogen Prozessen. Die gewerblichen Mitarbeitenden dokumentieren ihre Einsätze sowie die verbrauchten Materialien manuell auf Papier-Arbeitszetteln. Dieser traditionelle Ansatz führt im Nachgang zu einem erheblichen administrativen Mehraufwand im Backoffice: Sämtliche Daten müssen von der Verwaltung einzeln gesichtet und manuell in das bestehende ERP-System eingepflegt werden. Erschwert wird dieser Prozess regelmäßig durch schwer lesbare Handschriften, was zeitintensive Rückfragen, eine verzögerte Rechnungsstellung und eine erhöhte Fehlerquote bei der Datenübernahme nach sich zieht. Auch eine lückenlose Bilddokumentation – beispielsweise von Wartungsmängeln oder Zählerständen – ist unter den aktuellen Bedingungen kaum effizient realisierbar, da die manuelle Zuordnung der Fotodateien zu den jeweiligen Kundenakten enorm viel Zeit in Anspruch nimmt.Um diese Prozesskette nachhaltig zu optimieren, implementiert das Unternehmen die mobile Software-Lösung „HandyMan“. Durch diesen Schritt wird die gesamte Auftragsabwicklung vollständig digitalisiert und zukunftssicher aufgestellt. Die Erfassung von Arbeitszeiten erfolgt künftig direkt und präzise auf mobilen Endgeräten vor Ort, während benötigte Materialien in Echtzeit aus dem hinterlegten ERP-Stamm ausgewählt werden können. Nach erfolgreicher Fertigstellung der Arbeiten leistet der Kunde seine Unterschrift ebenfalls direkt digital auf dem Display.Ein besonderer Mehrwert liegt in der optimierten Nachweispflicht: Fotografische Belege von Zählerständen, Schäden oder Wartungsergebnissen lassen sich via App sofort dem korrekten Projekt, Kunden sowie Hersteller zuordnen. Diese Medien werden anschließend vollautomatisch und absolut rechtssicher im Dokumenten-Management-System (DMS) archiviert. Dank einer konsequenten Tiefenintegration fließen alle erfassten Zeiten, Materialverbräuche, digitalen Arbeitszettel und Bilddateien ohne Medienbrüche direkt in die bestehende ERP- und DMS-Landschaft ein. Diese durchgängige Automatisierung bereitet der ineffizienten und nicht mehr zeitgemäßen „Zettelwirtschaft“ ein Ende, entlastet die Verwaltung spürbar und hebt die gesamte Arbeitsweise des Unternehmens auf den aktuellen Stand der Technik.